Esta Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos generales aplicables a nanoHexalia de conformidad con la normativa colombiana de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias.

Fecha de vigencia: 2026-09-27 · Versión: 2026-09-27.1

1. Responsable, alcance y canales

nanoHexalia aplica esta política a los tratamientos que realiza como responsable en relación con sus sitios, subdominios, productos, software, aplicaciones, APIs, servicios profesionales, soporte, investigación, desarrollo, innovación, capacitación y entrenamiento. Cuando actúe como encargado por cuenta de un cliente, prevalecerán además las instrucciones y acuerdos específicos aplicables.

Canal de privacidad y protección de datos: [email protected]. Contacto general: [email protected] · +57 3023057715.

2. Principios de tratamiento

El tratamiento observará, según corresponda, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, junto con criterios de necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada cuando la naturaleza del tratamiento lo exija.

3. Categorías de datos y titulares

• Datos de identificación, contacto, ubicación general, empresa, cargo y relación profesional.
• Datos contractuales, comerciales, transaccionales y de facturación cuando correspondan.
• Datos operativos, archivos, documentos, mensajes y contenido aportado legítimamente a una solución.
• Datos técnicos de sesión, dispositivo, seguridad, registros y uso.
• Datos vinculados con capacitación, investigación, proveedores, aliados, colaboradores y soporte, según el caso.

4. Finalidades

• Prestar, configurar, mantener, soportar y mejorar productos, servicios y plataformas.
• Gestionar usuarios, autenticación, seguridad, auditoría, continuidad, prevención de fraude o abuso y trazabilidad.
• Gestionar relaciones comerciales, contractuales, soporte, agenda, facturación, pagos y atención de solicitudes.
• Realizar análisis operativo, estadístico y de calidad, y producir métricas, reportes o recomendaciones compatibles con la finalidad del servicio.
• Desarrollar actividades de investigación, desarrollo, innovación y transferencia tecnológica cuando exista base legítima y salvaguardas adecuadas.
• Gestionar capacitación y entrenamiento, incluyendo participación, evaluaciones, seguimiento y certificaciones cuando proceda.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, tributarias, de seguridad y de defensa de derechos.

5. Autorización y otras condiciones de legitimidad

Cuando la normativa exija autorización, esta se solicitará de forma previa e informada por medios físicos, electrónicos o digitales que permitan conservar evidencia. También podrán existir tratamientos permitidos por la ley sin autorización o derivados de una relación contractual, legal o de instrucciones del responsable cuando nanoHexalia actúe como encargado.

6. Datos sensibles y de menores

El tratamiento de datos sensibles es facultativo para el titular cuando la ley así lo establece y requiere salvaguardas reforzadas. Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratarán cuando exista fundamento legítimo y se respeten sus derechos prevalentes y su interés superior.

7. Inteligencia artificial, perfiles y decisiones automatizadas

Cuando se utilicen sistemas de inteligencia artificial o automatización con datos personales, se aplicarán controles acordes con el contexto, finalidad y riesgo del tratamiento. Se procurará incorporar privacidad desde el diseño, minimización, seguridad, trazabilidad, evaluación de necesidad y proporcionalidad y revisión humana cuando el impacto de la decisión lo justifique.

8. Transferencias, transmisiones y encargados

nanoHexalia puede compartir o poner datos a disposición de proveedores o aliados cuando sea necesario para una finalidad autorizada o legítima. Cuando un tercero trate datos por cuenta de nanoHexalia, se establecerán las condiciones exigibles de tratamiento, confidencialidad y seguridad. Las transferencias o transmisiones internacionales se gestionarán conforme al régimen aplicable.

9. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización cuando proceda.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos, y solicitar supresión o revocación cuando legalmente proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos en los casos previstos por la normativa.
• Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se cumplan los requisitos de procedibilidad aplicables.

10. Consultas y reclamos

Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder dentro de ese término, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlos dentro de ese término, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales. Las solicitudes pueden enviarse a [email protected] e incluir identificación del titular, descripción de la solicitud, información de contacto y los soportes pertinentes.

11. Seguridad, incidentes y conservación

nanoHexalia aplica medidas razonables y proporcionales para proteger la información y gestiona incidentes de seguridad conforme a su naturaleza, impacto y obligaciones aplicables. Los datos se conservarán durante el periodo necesario para la finalidad, obligaciones legales o contractuales, defensa de derechos, continuidad, auditoría y seguridad; después serán eliminados, anonimizados o sometidos a la medida que corresponda.

12. Vigencia y relación con otros documentos

Esta política entra en vigor en la fecha indicada al inicio y permanecerá vigente mientras nanoHexalia realice tratamientos comprendidos en su alcance. Se complementa con la Política de Privacidad, los Términos y Condiciones Generales, contratos, acuerdos de tratamiento, avisos de privacidad y condiciones específicas que correspondan.